Tietosuojaseloste - Isännöintitoimisto

Isännöintiyhtiömme kerää ja käsittelee tarvitsemansa tiedot asukkaista, osakkaista ja muista asiakkaista jotta voimme hoitaa tehtävämme sopimuksen mukaan. Tietosuoja ja tietojen oikea säilytys ja käsittely on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme. Tietosuojakäytännöllä pyritään noudattamaan lainsäädännön asettamat vaatimukset henkilötietojen käytössä ja turvaamaan asiakkaiden, työntekijöiden ja muihin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden oikeudet. Käytännöllä annetaan erityistä painoarvoa henkilötietojen salassapitoon, estetään asiattomilta pääsy tietoihin sekä estetään tietojen väärinkäytöstä.

Asiakasrekisterit

Isännöintiytiössä säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme. Asiakasrekisterimme voi sisältää seuraavia henkilötietoja asukkaista, osakkaista tai muista asiakkaista:

Huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
Huoneiston tiedot
Osoitetietoja
Sähköpostiosoitteet
Puhelinnumerot
Syntymäajat
Henkilötunnukset
Osakkaiden muutostyöt

Henkilötietojen keräämistavat

Keräämme henkilötiedot lähinnä asukkailta, osakkailta ja muilta asiakkailta suoraan itseltään eri kanavien kautta, kuten sähköpostitse, puhelimitse, sähköiset lomakkeet, muut asiapaperit tai muulla vastaavalla tavalla. Käytämme myös eri viranomaislähteet tai muita palveluntarjoajia tarvittaessa.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään jotta voimme suorittaa sopimuksen mukaiset tehtävät ja tunnistaa asiakasta tämän asioidessaan kanssamme. Käyttötarkoituksiin kuuluu vastike- ja vuokravalvonta, tiedottaminen, saatavien perintä, hankittujen palveluiden järjestäminen ja isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etujen valvonta sekä muu sopimustehtävään kuuluva käyttö. Tarvittaessa voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille, jotka esittävät lakiin perustuvan pyynnön.

Henkilötietojen luovutus

Luovutamme henkilötietoja tarpeen mukaan asiakasyhtiön edustajille tehtävien hoitamiseen edellyttämällä tavalla ja asiakasyhtiön käyttämälle palveluntarjoajalle, kuten huoltoyhtiölle tai urakoitsijalle. Tietoja voidaan luovuttaa asukkaille, osakkaille, muille asiakkaille tai viranomaisille lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen käsittely tapahtuu aina kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Tietojen säilytys

Kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään turvallisesti joko fyysisesti riittävien lukkojen takana tai sähköisesti tietoturvallisessa ympäristössä. Henkilötietojen käyttäjät ovat ainoastaan isännöintiyrityksen palvelussa olevat henkilöt joilla on pääsy tietoihin suojatuilla työasemilla. Käytännöllisistä syistä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla, mikä turvaa riittävän tietoturvatason.

Henkilötietojen säilytysajat ja hävittäminen

Henkilötiedot säilytetään sen ajan kun sopimukseen perustuvien tehtävien hoitaminen edellyttää. Asukkaiden, osakkaiden ja vuokralaisten tiedot säilytetään niin kauan kun niillä on jonkinlainen suhde palvelussamme olevan yhteisön kanssa. Tämän jälkeen tietoja säilytetään ainoastaan tarpeen mukaan, esim. laskutusta tai perintää varten.

Läpinäkyvyys

Jokainen rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa mitä tietoja löytyy hänestä ja samalla vaatia virheellisten tietojen korjaamista. Rekisteröity henkilö voi myös vaatia tietojen poistamista, mikäli siihen löytyy oikeudellinen persute. Vakuutamme että rekisteröityjen oikeuksista huolehditaan ja pyyntöihin vastataan viipymättä.

Tietosuojan varmistaminen

Työntekijöimme ovat perehtyneet henkilötietolain asettamiin vaatimuksiin ja tähän liittyvä koulutus on ajan tasalla. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo laissa säännelty vaitiolovelvollisuus.